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ビジネス 文書

【ビジネス 文書】ビジネス 文書の書き方・簡潔な文章を…

ビジネス 文書ビジネス 文書の書き方・簡潔な文章を…

■ビジネス文書の書き方・簡潔な文章を書く

◆1.短い文章にまとめる

・一つの文に収められる文字は45字程度にして、一行は25字程度に
すると視覚的に最も読みやすい。

・一つの文章に対して7行から、8行で一段落とし、文字数は150字から
250字が理想とされます。

・短い文章で要領よく文章をまとめる能力はビジネスマンの必須条件。


◆2.長い文章には要約を付ける

ビジネス文書は業務報告書でも4〜5枚にまとめるのが普通である。

・それ以上の文書量になる場合は冒頭に要約を必ず付ける。

・文書内容が複雑なものや多くのデータに基づく参考意見などが多岐に
わたるものなどは、結論及び要点を一枚のレポートにまとめて添付する。


◆3.箇条書きでわかりやすく

・どんな複雑な内容であっても、一つ一つの事項がうまく整理していれば、
読む相手にもわかりやすい。

・箇条書きの手法を効果的に用いると見た目にも整然としており、

 重要な事項から順に触れることもできる。

・また書き手にとっても欠けている部分のチャックがしやすく、

内容の抜け落ちを防ぐ効果もある。


◆4.省略と整理に心がける。

・レベルの高いビジネス文書を作成するこつとしては、なるべく広範囲で、
より多くのデータや資料を集めて、その中から、出来るだけ多くを

捨てる手法が有効である。

・ぎっしり書き連ねた、文書は読む側の読む意欲をそぎがちである。

・適当な余白も文書作成には重要な要素である。

・読みやすさも正確さ、内容の濃さと共にビジネス文書には重要です。


以上の要点を踏まえて、ドンドン企画書・稟議書を上司に提案しよう!

「出る杭は打たれる、しかし、出ない杭は忘れられる!!」

   打たれ強い杭になろうゼ!!。

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【ビジネス 文書】ビジネス 文書の書き方・5W2Hの7つの要素で…

ビジネス 文書ビジネス 文書の書き方・5W2Hの7つの要素で…

ビジネス 文書の書き方・5W2Hの7つの要素で…

ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えることです。

良いビジネス文書を作成する注意点は下記の通りです。


◆5W2Hの7つの要素で正確な文章をつくる

1.WHEN
・発信日、実施日、期限、期間、開催日時、曜日、決済日等


2.WHERE
・場所、会場住所、集合場所、届け先、受渡場所等
必要で有れば地図など添付して交通の便や駐車場の有無等も記入。


3.WHO
・発信者名、受信者名、対象者名、主催社名、招待者名等
 文書の責任の所在、効果の対象者をはっきりさせる。


4.WHAT
・件名、なるべく具体的に相手にわかりやすく簡潔を心がける。


5.WHY
・目的、根拠、企画、方針等
 発信者の意図、理由、根拠が受信者にわかりやすく書く。


6.HOW
・状況の説明と方針。
 文書作成の経緯を具体的に示して未来に向けての施策を示す


7.HOW MUCH(HOW MANY)
・予算、見積り、経費、費用、注文量等

ビジネス文書は以上のコトを意識して書くが大切です。

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